Statuts.md

1. Nom et siège

Sous le nom "ICT-A.ch", abréviée "ICT-A" ou "ICTA", est constituée une Association, au sens des articles 60 et suivants du Code civil suisse, dont le siège se trouve à Lausanne.

2. Buts

L’Association a pour buts :

1. Constituer un réseau d’experts dans les métiers de l’informatique & communications.
2. Mutualiser des moyens pour faciliter la veille technologique et relationnelle.
3. Promouvoir des meilleures pratiques informatiques auprès des entreprises Romandes dans un esprit de développement durable.
4. Aider les entreprises à définir leurs besoins informatiques (ICT), émettre des appels d’offres (RFP) et traiter les réponses.

Ces objectifs défendent des intérêts à la fois économiques et sociaux, en priorité au bénéfice de ses membres, dans le respect d’un cadre éthique renforcé par le code Kalix et la charte interne.

3. Moyens financiers

Pour poursuivre ses buts, l’Association dispose :

• Des cotisations des membres, dont les montants sont fixés par le bureau, et validé par l’Assemblée générale.

• Des dons et legs éventuels,

• Des collectes et dons en faveurs des mises en relations,

• Participations pour des études, publications ou des règlements de litiges,

• Subventions dans le cadre des contrôles d’émissions et de réceptions d’appels d’offres,

• Et tout moyen compatible avec les statuts et la législation, pouvant aider les buts de l’association.

4. Règlement interne ICT-A

Afin de préciser et d’organiser les détails fonctionnels, le Comité Directeur complète et met à jour les règlements internes de l’association :

• Le Règlement pour tous les membres (actifs et passifs), (Réf. http://RI.ICT-A.ch)
• La CHARTE pour les membres actifs uniquement. (Réf. http://charte.ict-a.ch)

Les modifications sont annuellement revues et validées par l’assemblée générale.

5. Membres

Les membres se composent en deux catégories :

• Les membres actifs (le réseau "interne") éligibles au comité et avec droit de vote ;

• Les membres passifs, ou inactifs (le réseau "externe"), sans droit de vote, composés de :

** Membres sympathisants ;

** Membres consultatifs (associés).

5.1) Membres actifs (disponibles et double signataires)

Est admis comme membre actif avec droit de vote, éligible au comité, toute personne :

• physique uniquement (exclu les raisons sociales),

• ayant plus de 12 années d’expériences dans des projets en relation avec l’informatique,

• disponible pour des mandats en entreprises au moins à 10%, (soit 2 jours/mois)

• à jour de ses cotisations,

• qui soutient les buts de l’Association, * en accepte les conditions en signant le "Code Kalix" [http://kalix.ict-a.ch] * et en signant la Charte interne "ICTA". [http://charte.ict-a.ch]

Les demandes d’affiliation doivent être adressées au/à la Président(e) de l’Association, ou à son bureau exécutif (BE). L’admission est conditionnée à l’acceptation par le BE (ou le Comité), qui peut décider d’exceptions (par exemple concernant la durée d’expériences), et avec un droit de recours en Assemblée Générale (AG). Les membres actifs reçoivent une adresse email '@ICT-A.ch'. Ils composent le « réseau interne ».

Le montant des cotisations et les sous-types de membres actifs sont précisés dans le règlement interne de l’association.

5.2) Membres Sympathisants (externes signataires)

Membres passifs, dit "inactifs", car ils sont non-disponibles. Ils font partie des membres externes et ils sont signataires du code Kalix, comme les membres actifs. Le bureau maintien et publie la liste de tous les membres signataires Kalix, afin de leur permettre de se reconnaître entre eux.

Est admis comme membre sympathisant sans droit de vote, et non éligible au comité :

• toute personne physique ou morale,

• qui soutient l’association sans disponibilité pour des prestations d’entraide,

• à jour de sa cotisation annuelle ou invité par le BE,

• et participe à son esprit éthique en signant le "code Kalix".

Ces membres peuvent alors accéder :

• aux tables d’entraides (sous réserve de l’acceptation de leurs membres existants, sinon d’en créer de nouvelles),

• aux tables rondes et longues (sous réserve de l’acceptation par le(s) modérateur(s) en place des tables concernées),

• au soutien de la part de l’association, dans leurs développements et dans la résolution de litiges éventuels, entre membres ‘Kalix’, mais dans les limites dictées par la charte ICT-A.

Entre autres, ces membres seront prioritaires lors des demandes d’assistances auprès des autres membres, conformément au code Kalix.

Est admis membre signataire toléré, sans droit de vote et non éligible au comité :

• toute personne physique ou morale,

• qui n’est pas, ou plus à jour de sa cotisation annuelle, ou est arrivée au terme de son invitation (par exclusion d’une table par exemple).

• mais ne renie pas son esprit éthique en restant signataire du "code Kalix".

Les demandes d’affiliation doivent être adressées au/à la Président(e) de l’Association. Le bureau exécutif (BE) décide de l’admission d’un membre. Elle est tacitement accordée par défaut à toute personne/entité acceptée par un des modérateurs à une table, qui devra toutefois en aviser le BE.

5.3) Membres Consultatifs (externes non signataires)

Est admis comme membre consultatif sans droit de vote toute personne physique ou morale qui rejoint une des tables "rondes" ou "longues", en payant une cotisation ou sur invitation. Ces membres ne sont pas signataires du code Kalix, ils n’interviennent pas dans l’association, mais dans les tables de veilles techniques ou d’entraides.

Un membre consultatif devient sympathisant en signant le code Kalix.

Les membres sympathisants et consultatifs composent le « réseau externe ».

Les demandes d’affiliation doivent être adressées au/à la Président(e) de l’Association. Le bureau exécutif (BE) décide de l’admission d’un membre. Elle est tacitement accordée par défaut à toute personne acceptée par un des modérateurs à une table, qui devra toutefois en aviser le BE.

6. Extinction de l’affiliation

La qualité de membre se perd:

• par la sortie, l’exclusion ou le décès pour les personnes physiques.

• par la sortie, l’exclusion ou la dissolution pour les personnes morales.

7. Sortie et exclusion

7.1) Sortie (démission)

La sortie de l’Association est possible à tout moment. La lettre de sortie, adressée au Président, doit être envoyée par recommandé deux jours avant la date de sortie effective annoncée. Elle peut être adressée par email à President@ICT-A.ch, mais ne pourra être effective que sur la réception d’un accusé émis par l’Association. Le membre sortant n’a plus le droit d’utiliser son email "ICT-A.ch".

7.2) Exclusion (renvoi)

Un membre peut être exclu de l’Association à tout moment et sans indication de motifs. Le Comité directeur ou le bureau décide de l’exclusion. Le membre peut déférer la décision d’exclusion à l’Assemblée générale. Il n’a plus le droit d’utiliser son email "ICT-A.ch".

8. Organes de l’Association

Les organes de l’association seront détaillés dans les paragraphes suivants, ils comprennent:

8.1) L’Assemblée générale (AG)

L’assemblée générale souveraine est constituée uniquement des membres actifs. L’assemblée étendue inclue les membres passifs, mais ces derniers ne participent aux votes que sur invitation.

8.2) Le Comité directeur (CD)

Ces membres sont élus lors de l’Assemblée Générale (AG), et dirigent l’association.

8.3) Le bureau exécutif (BE)

Ces membres sont élus au sein du comité et comprend trois personnes : le Président, le Trésorier et le Greffier. Le CD peut décider d’un plus grand nombre si besoin était.

8.4) Les Vérificateurs des comptes (VF)

Assurent le contrôle des comptes annuellement, ils sont élus par l’AG.

9. L’Assemblée générale (AG)

9.1) Organisation de l’AG ordinaire

L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’Association. L’Assemblée ordinaire est convoquée annuellement. Les membres sont invités trois semaines au moins avant la date fixée de l’Assemblée générale. L’ordre du jour doit accompagner la convocation qui se fait par voie électronique. Les membres doivent veiller à maintenir un email valide au registre. Cet ordre du jour pourra inclure (AG étendue) ou exclure les membres passifs externes (AG réduite), au choix du Comité.

Des moyens et assistants électroniques pour des participations à distance peuvent être envisagés. Le comité devra toutefois valider la fiabilité et recevabilité des votes distants.

L’Assemblée générale a les compétences irrévocables suivantes:

a) élection ou rejet des membres du Comité et des Vérificateurs des comptes

b) fixation et modification des statuts

c) approbation des comptes annuels et du rapport des Vérificateurs

d) adoption du budget annuel

e) fixation du montant des cotisations des membres

f) examen des recours des membres exclus

9.2) Les votes, Le Quorum et AG sur demande

Les votes se font à main levé ou par acclamation, sauf sur demande d’un vote confidentiel, par le BE, ou bien la moitié ou plus des membres actifs présents.

L’assemblée générale des membres actifs est l’organe souverain. Chaque membre actif possède une voix à l’Assemblée Générale. Les décisions sont prises à la simple majorité des voix. Les membres passifs (inactifs et consultatifs) peuvent être invités mais n’ont pas le droit de vote. Le CD ou le BE les incluront volontiers dans des votes d’avis ou de décisions, selon leurs choix.

Une assemblée, avec ou sans son quorum, peut réaliser des votes non planifiés à l’ordre du jour. Ils seront mentionnés "indicatifs". Ils devront être représentés à l’ordre du jour d’une assemblée suivante afin d’entériner les décisions afférentes. Un vote électronique de validation pourrait toutefois confirmer un vote indicatif sans requérir une autre assemblée, au choix du BE. Il est toutefois nécessaire de l’enregistrer pour information dans le PV de l’AG suivante, et dans des situations ambiguës, ce vote sera mis à l’ordre du jour d’une AG suivante.

Selon son propre jugement, entre les assemblées, le BE peut recourir à une décision élargie via une demande d’avis par courrier électronique au CD, aux membres actifs et/ou externes, sans requérir une AG extraordinaire.

9.3) AG extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire peut être exigée par au moins 1/5 des membres actifs (20%). Elle peut être directement initiée à la suite d’une assemblée générale si les membres actifs présents et représentés (par un pouvoir) rassemblent le quorum de plus de la moitié des membres actifs enregistrés au total. Cette assemblée ne peut être exigée que par le BE, le CD ou 1/5 des membres actifs totaux. L’AG ordinaire devra toutefois suivre son ordre du jour et se clôturer au préalable.

Le BE et le CD peuvent, et ils en ont le devoir sur demande d’un cinquième des membres actifs, déclencher une assemblée générale additionnelle à l’assemblée annuelle ordinaire. Cette AG extraordinaire est convoquée par voie électronique au moins 10 jours avant son déroulement. L’ordre du jour doit accompagner la convocation.

Cet ordre du jour pourra inclure ou exclure les membres passifs (inactifs et consultatifs), qui ne disposent pas du droit de vote, mais qui peuvent être sollicités par le Comité ou le BE.

Des moyens et assistants électroniques pour des participations à distance peuvent être envisagés. Le BE jugera la fiabilité et la recevabilité des votes distants.

9.4) PV

Un procès-verbal accompagne toute assemblée générale. Il est mis à disposition de tous les membres actifs, présents ou absents.

Il est à la discrétion du BE d’ouvrir ou non l’accès à tout ou partie de ces PVs, aux membres passifs.

9.5) Procuration

Un pouvoir est présenté sous la forme d’une communication électronique, d’un papier signé, ou d’une communication orale à un membre du CD. Il est toutefois consigné dans le PV afin d’être contrôlable et contestable par son émetteur.

Une personne ne peut accumuler plus de 5 pouvoirs, mais peut librement céder des pouvoirs en trop à une tierce personne, sauf si l’émetteur représenté a explicitement limité son pouvoir avec la mention "non cessible".

10. Comité directeur

10.1) Le Comité Directeur (CD)

Le Comité directeur est composé d’au moins 3 personnes qui constituent le bureau exécutif minimum, élu par les membres actifs, à savoir:

• Un Président,

• Un Trésorier,

• Un Greffier.

Il n’y a pas de limite maximale au nombre de membres au sein du Comité, ce nombre peut être étendu ou réduit par votation en Assemblée Générale.

10.2) Bureau exécutif (BE)

Le bureau est un organe réduit élu et désigné par le Comité, afin d’assurer les tâches quotidiennes. Il comprend au minimum 3 personnes :

• Le Président : qui représente l’ICT-A et dirige les assemblées.

• Le Trésorier : qui gère le budget et les finances.

• Le Greffier : qui gère les données non financières, et assure le rôle de web master. Il assure l’enregistrement et publication des PVs.

Le Comité peut décider de compenser forfaitairement ou sur un taux horaire, les frais des membres du bureau, en fonction de la charge des travaux requis et des moyens de l’association.

Des aides salariés peuvent être adjoints aux membres du bureau. Ces décisions doivent au préalable être portées au budget pour être approuvées par l’AG.

10.3) Les assemblées du CD

Le Comité délègue les activités régulières à son BE. Il devra toutefois tenir au minimum une assemblée par an, pour élire les membres du bureau. Cette assemblée peut être planifiée juste après une AG avec les nouveaux membres du CD. Les PVs des comités sont mis à disposition des membres du CD, y compris les PVs précédents.

11. Vérificateurs

L’Assemblée générale nomme chaque année deux Vérificateurs des comptes qui examinent les comptes et effectuent des contrôles ponctuels au moins une fois par an, ou bien mandate optionnellement une entité externe à cette fin.

12. Confidentialité

Le rôle (registre) des membres internes est accessible aux autres membres, et n’est pas considéré comme une information confidentielle.

• L’annuaire des membres actifs, leurs spécialisations, leur téléphone "public" et leur email "ICT-A.ch" sont publiés et disponibles publiquement. Toutefois, les autres emails, adresses, notes et téléphones mentionnés privés, ne sont pas publiés.

• Pour les membres externes: Les adresses et téléphones ne sont publics que pour les personnes morales, excepté les membres individuels externes qui sont signataires du code Kalix. Ils devront alors indiquer les éléments affichables publiquement.

Les listes des membres de tables d’entraides restent strictement confidentielles. Des conditions et règles d’usages peuvent être complétées spécifiquement au sein de chaque table. La liste même de ces tables n’est pas publique.

Le comité peut accéder au contenu de toutes les tables, sauf les tables d’entraide (qui sont généralement sans journal, ni support numérique).

Les échanges internes aux membres sont enregistrés dans un extranet sécurisé, limité aux possesseurs d’un email "ICT-A.ch". L’extranet des membres internes est isolé de celui des membres externes (inactifs et consultatifs). Les membres externes ne peuvent rejoindre leur extranet que sur invitation, sur l’email qu’ils auront enregistré.

Les échanges écrits avec le BE, sont accessibles à tous les membres du CD (avec historique), mais pas nécessairement aux autres membres actifs.

13. Responsabilité

Les obligations financières n’engagent que la fortune de l’Association. Toute responsabilité personnelle des membres est exclue.

14. Modification des statuts

La modification des présents statuts peut être décidée sur adoption d’au moins deux-tiers des membres présents. La modification de statuts est annoncée à l’ordre du jour.

15. Dissolution de l’Association

La dissolution de l’Association peut être prononcée par décision de l’Assemblée générale en majorité simple à laquelle participent les trois quarts des membres.

Si le quorum de trois quarts des participants n’est pas atteint, une seconde Assemblée devra être convoquée dans le mois qui suit. Lors de cette Assemblée générale, la dissolution de l’Association peut être prononcée à une majorité simple si moins de trois quarts des membres y sont présents.

En cas de dissolution de l’Association, sa fortune est cédée à une institution poursuivant des buts analogues.

16. Entrée en vigueur

Ces statuts ont été adoptés lors de l’Assemblée générale du 6 Novembre 2013 et sont entrés en vigueur le jour même.

Le Président: president@ict-a.ch Giles COLIN, CH-1807 BLONAY

Le greffier: greffier@ict-a.ch Pascal KOTTÉ, CP 202, CH-1009 PULLY