Laskutustyökalun käyttöönotto‐ohjeet
Laskutustyökalulla voidaan tuottaa laskuja myöhässä olevasta aineistosta kolmeen eri muotoon: Finvoice 3.0, ekirje ja itse tulostettava.
Finvoice 3.0 on laskutukseen käytettävä standardi, jota kaikkien laskutusjärjestelmien pitäisi lain mukaan tukea. Jos on tarve saada vietyä laskutustietoja suoraan kunnan laskutusjärjestelmään, tämä on siihen tarkoitettu tapa. Varsinaiset laskut lähtevät kunnan laskutusjärjestelmästä.
Laskutusaineistoa voidaan viedä myös Ekirjeeksi eli aineistosta tuotetaan ekirjeet ja ne lähetetään ekirjepalveluun tulostettavaksi ja kuoritettavaksi. Tai jos asiakas on valinnut, niin viesti voi mennä myös vain hänen sähköiseen postilaatikkoonsa.
Liitännäisellä voi myös tulostaa laskut itse, jolloin niistä muodostetaan liittymässä pdf-muotoinen tiedosto, jonka laskuttaja voi tallentaa ja tulostaa ja lähettää asiakkalle.
Jokaisessa laskutustavassa pystyy tulostamaan lisäksi aina jäljenteet. Finvoice- ja ekirjeiden osalta jäljenteen ulkoasu ei vastaa asiakkaan saamaa laskua.
Käyttöönotto vaatii muutamien asetusten lisäämistä.
- Käyttöoikeudet: Laskuttajat tarvitsevat seuraavat käyttäjäoikeudet: Plugins->tool, updatecharges, edit_borrowers ja edit_items.
- HUOM! Muista lisätä käyttäjä myös liitännäisen asetukseen "Sallitut käyttäjät" (Yleiset-asetukset)!
Laskuja varten täytyy lisätä ilmoituspohja, ODUECLAIM, joihin sisältö laitetaan finvoice-, print-, tai pdf-viestityypin pohjalle (muita tyyppejä on mm. Sähköposti, Tekstiviesti). finvoice-pohjaan määritellään Finvoice-sanoman sisältö ja pdf-pohjaan PDF-lasku HTML-muodossa. Jäljennös-toiminto käyttää myös pdf-pohjaa. E-kirjeitä varten tehdään viestipohja ODUECLAIM-viestipohjaan print-pohjaan. ODUECLAIM-pohjaa muokkaamalla voidaan laskea osoitetietoja oikeaan kohtaan, tämä vaatii hieman html/css-tuntemusta.
Esimerkit viestipohjista GitHubissa.
- FINVOICE-sanomaa varten käytetään ODUECLAIM-viestipohjassa finvoice-pohjaa/osiota.
- PDF-tulostusta käytettäessä käytetään ODUECLAIM-viestipohjaa ja viestin sisältö laitetaan pdf-pohjaan/osioon. Muista tehdä tarvittaessa kaikki kieliversiot.
- Jäljennös-nappula käyttää ODUECLAIM-viestipohjan pdf-pohjaa.
- E-kirjeenä lähtevien laskujen sisältö laitetaan ODUECLAIM-viestipohjaan Tuloste-pohjaan/osioon. Pohjaan laitetaan vain varsinainen viestin sisältö, ei lähettäjän tai vastaanottajan yhteystietoja. Viestin aihe -kentästä otetaan kirjeen "otsikko", joka tulostuu oikeaan yläreunaan. Muista tehdä tarvittaessa kaikki kieliversiot. Jos kieliversioita ei ole määritetty, käytetään Oletus-kielen tietoja.
Laskutuspohjissa voi käyttää seuraavia tägejä.
Laskun numero: <<invoicenumber>>
Tilinumero: <<accountnumber>>
BIC: <<biccode>>
Laskun eräpäivä: <<invoice_duedate>>
Laskun eräpäivä (Finvoice muoto): <<finvoice_duedate>>
Viitenumero: <<referencenumber>>
Lainaajan nimi: <<issueborname>>
Lainaajan kirjastokortti: <<issueborbarcode>>
Maksettava yhteensä: <<totalfines>>
Y-tunnus: <<businessid>>
Laskuttajan nimi: <<grouplibrary>>
Laskuttajan osoite: <<groupaddress>>
Laskuttajan postinumero: <<groupzipcode>>
Laskuttajan postitoimipaikka: <<groupcity>>
Laskuttajan puhelinnumero: <<groupphone>>
Viimeiseksi lainatun niteen lainapäivä: <<lastitemissuedate>>
Viimeiseksi lainatun niteen eräpäivä: <<lastitemduedate>>
Teostiedot pitää "ympäröidä" ja tägeillä, jotta teostiedot tulostuvat laskulle.
<item>
Eräpäivä: <<date_due>>
Teos: <<biblio.title>> <<items.enumchron>> / <<biblio.author>>
Aineistotyyppi: <<biblioitems.itemtype>>
Viivakoodi: <<items.barcode>>
Luokka: <<items.itemcallnumber>>
Korvaushinta: <<items.replacementprice>> €
</item>
Henkilötunnus tulee tiedostossa <BuyerPartyIdentifier></BuyerPartyIdentifier> -tägin sisään automaattisesti. Testatessa tämän tägin sisään voi kirjoittaa viestipohjaan tekohetun.
Esim. <BuyerPartyIdentifier>111111-111C</BuyerPartyIdentifier>
Myöhästymisilmoituksiin tulee määritellä sarake laskuille. Tästä asetuksesta käytetään vain viivettä, jolla haetaan laskutettava materiaali. Jos kaikilla kirjastoilla on sama viive, voi tehdä vain oletussäännön. Viestipohjakin pitää valita, koska ilman sitä tallennus ei onnistu.
Laskutustyökalu löytyy Työkalut -> Työkaluliitännäiset.
Työkalun asetuksissa (Toiminnot -> Määrittely) voidaan säätää laskuja yleisellä ja laskutusryhmä kohtaisesti.
Yleisissä asetuksissa voi määrittää seuraavia asioita:
- Laskuttava kirjasto: toimiiko laskuttavana kirjastona lainaava kirjasto vai niteen omistava kirjasto.
- Näytä lainat eräpäivästä x kuukautta taaksepäin: oletusasetus, kuinka vanhoja lainoja näytetään laskutustyökalussa.
- Jätä laskuttamatta lainat, jotka ovat yli x vuotta vanhat: oletusasetus, kuinka vanhoja laskuttamattomia lainoja näytetään laskutustyökalussa.
- Laskutetun niteen "ei lainata"-tila: määritä tähän laskutettavalle aineistolle asetettavan notforloan-tilan arvo. Se on aika yleisesti arvo 6.
- Sallitut käyttäjät (borrowernumberit pilkulla erotettuna): kirjoita tähän niiden käyttäjien borrowernumberit, joilla on oikeus päästä laskutustyökaluun. Pääsy kannattaa sallia vain oikeasti laskutusta tekeville.
Ryhmäasetuksiin tulee näkyviin jokainen määritelty laskutusryhmä ja näkyvät asetukset ovat säädettävissä laskutusryhmäkohtaisesti.
Laskutusryhmät määritetään liitännäisessä. Kirjoita Uusi ryhmä -kenttään ryhmän nimi. Huomioi, että ryhmän nimessä ei saa olla välilyöntejä. Nimi voi esim. olla muodossa LASKUOU, jossa OU vastaa kunnan nimeä.
Lisää kirjastot ryhmään alasvetovalikosta
Valitse ryhmän laskutustapa: Finvoice, E-lasku tai PDF-lasku
- Finvoice muodostaa laskuista finvoice-muotoisen xml-tiedoston, joka voidaan viedä kunnan laskutusjärjestelmään ja varsinaiset laksut lähetetään sieltä sitten asiakkalle.
- E-lasku muodostaa asiakkaille e-kirjeenä lähetettävän laskun. Tämä vaatii, että kimpassa on käytössä e-kirjeiden lähetyspalvelu.
- PDF-lasku muodostaa pdf-tiedoston/tiedostot, jotka laskuttaja voi itse tulostaa ja lähettää asiakkaille.
Laskutusryhmän yhteystietoihin voi lisätä tarpeelliset tiedot. HUOM! Tilinumero- ja BIC-tunnus-kentät ovat pakollisia kaikissa laskutusmuodoissa.
Viitenumerot voivat olla kiinteitä tai juoksevia, kiinteän voi lisätä suoraan ODUECLAIM-pohjaan. Kunnan laskuttajilta tulee saada tiedot viitenumeroiden tekemiseen. *
- Juoksevaa viitenumeroa varten tarvitaan kehittäjän apua, plugin_data-tauluun pitää lisätä laskutusryhmälle siemenluku mistä viitenumero lasketaan. Siemennumero tulee lisätä OverdueTool-plugille ja plugin_key-kentän arvo pitää alkaa "REFNO_"
-
INSERT INTO plugin_data (plugin_class, plugin_key, plugin_value) values ("Koha::Plugin::Fi::KohaSuomi::OverdueTool", "REFNO_<laskutusryhmän nimi>", "<siemenluku>");
Rajoitus voidaan asetettaa joko vain huollettavalle tai halutessa myös huoltajalle.
- Huomioi, että huoltajalle lisätty rajoite ei poistu automaattisesti, kun laskutetut aineistot palautetaan. Laskutettavalta asiakkaalta rajoite poistuu automaattisesti.
Jos laskutusryhmän laskuihin halutaan lisätä Laskutuslisä, syötä summa siihen tarkoitettuun kenttään.
Viesti asiakkaalle -kenttään voit määrittää, minkälainen viesti laitetaan laskutetun asiakkaan (aikuisasiakas tai huoltaja) tietoihin. (Samanlainen viesti, mikä tulee Lisää viesti -toiminnolla)
Viesti huollettavalle tai virkaholhoojalle -kenttään voit määrittää huollettavalle tai virkaholhoojalle lisättävän viestin.
Muuta takaajakäsittely (asiakastyypit pilkulla eroteltuna) -kohdassa voi määrittää ne asiakastyypit, joilla on ns. virkaholhoojia. Jos tähän laitetaan asiakastyyppi, virkaholhoojan tiedot tallennetaan finvoice-sanomassa eriin kohtaan kuin se tapahtuisi "normaalissa" takaajakäsittelyssä. Tämä mahdollistaa laskutusjärjestelmissä virkaholhoojan tietojen viennin eri kenttiin kuin normaalitakaajan.
Laskutustyökalu löytyy Työkaluista kohdasta Työkaluliitännäiset. Työkalu avautuu suoraan linkkiä klikkaamalla.
Työkalu listaa asiakkaat, joilla on laskutettavia lainoja.
- Laskutettava aineisto haetaan aikaväliltä. Sivulle tultaessa aikaväli muodostuu automaattisesti myöhästymisilmoituksissa olevan viiveen ja työkalun asetuksissa olevan "Näytä lainat eräpäivästä n kuukautta taaksepäin"-asetuksen mukaan. Aikaväliä voi muuttaa tarvittaessa.
- Laskutettava aineisto näkyy kunkin asiakkaan alla, tiedot saa auki asiakkaan tiedoissa olevasta nuolesta.
- Laskutettavasta aineistoista voi vielä tässä vaiheessa muokata korvaushintaa tai jättää jonkun aineiston pois laskulta ottamalla ruksin pois niteen kohdalta. Aineisto jolle ei ole määritelty korvaushintaa jätetään alustavasti pois laskulta, jos hinnan lisää, aineisto laskutetaan. Jos hintatietoa muokkaa, tallennetaan uusi hinta myös niteen tietoihin.
- Kun olet tarkistanut laskutettavan aineiston tiedot, voit siitä luoda PDF:n, elasku-viestin tai Finvoice-sanoman. Tämä riippuu mitkä pohjat on lisätty laskutusryhmälle. Laskun luonti lisää niteille asetuksissa määritellyn "Laskutettu"-tilan. Jos sivun lataa uudestaan niin juuri äsken laskutettu aineisto ei enää näy listassa. Sen saa näkyviin kun valitsee Näytä laskutetut.
- PDF:n, elasku-viestin ja Finvoice-sanoman luontiin käytetään käyttäjän kirjautumiskirjaston viestipohjaa. Jos laskuttaa kerralla useamman kirjaston aineistoa, pitää kirjautua siihen kirjastoon, jolle on luotu ODUECLAIM- tai FINVOICE-pohjat. Yleensä tämä on kunnan pääkirjasto.
- Tuloksia voi myös suodattaa asiakasryhmän ja minimisumman mukaan. Minimisumma kannattaa säätää nollaan, jotta mukaan tulee myös ne asiakkaat, joiden laskutettavien niteiden kaikki korvaushinnat ovat nolla tai tyhjä.
Ennen PDF:n tulostamista pääsee esikatselu-näkymään, missä näkee sivun asettelun.
Lasku tallennetaan asiakkaan ilmoituksiin, jolloin siitä jää jälki järjestelmään. Finvoice-sanomat lähetetään eteenpäin ajastetusti, joten korjauksia voidaan tehdä ennen lähetystä.
Kun asiakkaan kaikki laskutetut niteet palautetaan, poistuu asiakkaalta rajoite. Jos osaa laskutetuista niteistä ei palauteta, jää rajoite paikalleen. Niteille jää laskutettu-tila ja asiakkaan tietoihin tieto (viesti), että hänelle on lähettetty lasku. Nämä tiedot pitää poistaa manuaalisesti.
Palautettuja laskutettuja niteitä pystyy seuraamaan Tallennetulla raportilla Palautetut laskutetut niteet. Raportin toiminta perustuu siihen, että niteellä on laskutettu-merkintä eikä se ole lainassa.